Budowa i modułowość
PROGMATE DOCs to nowoczesna platforma składająca się ze współpracujących ze sobą modułów. Dzięki temu budowa systemu jest bardziej przejrzysta dla użytkowników, co jest szczególne istotne dla osób, które dopiero zaczynają poznawać system PROGMATE DOCs. Taka budowa zapewnia także możliwość łatwej rozbudowy systemu przez instalację kolejnych modułów. Funkcjonalności modułów są następujące:
- Zarządzanie Dokumentami - zarządza, przechowuje oraz wyszukuje dokumenty w systemie
- Poczekalnia - zarządza kanałami, którymi dokumenty trafiają do systemu
- Magazyn - łączy dokumenty z ich fizyczną lokalizacją (np. siedzibą, szafą itp.)
- Integracja - łączy dokumenty z danymi innych systemów (np. FK)
- Workflow (procesy) - wspomaga obieg dokumentów między użytkownikami
- Raporty - ułatwiają przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań wykonywanych przez użytkowników systemu lub sporządzają statystyki stanu dokumentów w firmie.
Platforma jest przystosowana do dalszego rozwoju i rozbudowy o nowe moduły, które uwzględniają rosnące potrzeby użytkownika. Możliwe rozszerzenia to:
- Zarządzanie archiwum zakładowym lub przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego
- Dodatkowe zabezpieczenia z zastosowaniem szyfrowania danych
- Sygnowanie dokumentów oraz obsługa podpisu elektronicznego
PROGMATE DOCs może być wdrożone w kilku instancjach w ramach jednej infrastruktury technicznej (cecha wielofirmowości). Jeżeli przedsiębiorca posiada kilka firm, które korzystają z tego samego serwera, nie ma żadnych przeszkód aby wdrożyć kilka niezależnych od siebie instancji PROGMATE DOCs w ramach jednej infrastruktury technicznej, po jednej instancji dla każdej firmy. Takie rozwiązanie zapewnia znaczącą redukcję kosztów wdrażania systemu. Co więcej wybrani pracownicy, którzy pracują w kilku firmach mogą korzystać tylko z jednej stacji roboczej po prostu uruchamiając oprogramowanie klienckie (PROGMATE DOCs Desktop Client lub PROGMATE DOCs Web Client) w kilku instancjach łącząc się jednocześnie z systemami wielu firm.