Wprowadzanie dokumentów
Wiemy, że przetwarzanie dokumentów jest nieodzownym elementem działania
przedsiębiorstwa (patrz sekcja Dokumenty). Wiemy też, że PROGMATE DOCs
pozwala je gromadzić i nimi zarządzać (patrz sekcja Repozytorium).
Pozostaje więc tylko wprowadzić je do systemu. Cały proces ułatwi
wygodny "przewodnik", który precyzyjnie klasyfikuje wprowadzane
dokumenty, niezależnie od sposobu ich otrzymania. Czy będzie to
korespondencja tradycyjna, którą zeskanujemy, czy e-mail, czy
wreszcie stworzymy dokument wewnątrz PROGMATE DOCs, nasz "przewodnik"
gwarantuje prawidłowe wykonanie zadania.
Wprowadzonych zostało kilka udogodnień, które automatyzują cały proces,
a rola człowieka sprowadza się jedynie do oklejenia dokumentu kodem paskowym
i określenia, co w danym momencie będzie skanowane (np. faktury). To już
wystarcza do automatycznego umieszczenia dokumentu w odpowiednim miejscu
repozytorium, uruchomienia właściwego procesu (patrz sekcja Procesy), jak
i zabezpieczenia informacji o miejscu przechowywania papierowych oryginałów
(patrz sekcja Zarządzanie oryginałami). Warto również wspomnieć, że kody paskowe wykorzystywane
są nie tylko do nadania unikalnego numeru, ale także do rozdzielania masowo
skanowanych dokumentów. Tak jak hurtowo można skanować dokumenty,
oszczędzając czas obsługi, tak też hurtowo można je wprowadzić do systemu
i uruchomić dla nich procesy obsługi. Celem jest sprawne i bezbłędne
zaklasyfikowanie dokumentów oraz odpowiednie ich obsłużenie.
- Hurtowe skanowanie dokumentów z wykorzystaniem separatorów np. kodu kreskowego
- Masowe lub jednostkowe wprowadzanie dokumentów
- Różne źródła dokumentów np.: E-Mail, Fax
- Poczekalnia - przejściowe miejsce w systemie dla niewprowadzonych dokumentów
- Zdefiniowane wzorce dokumentów (np. listownik)
|
Zobacz także
|
||||||||
|
|
||||||||
 |
|
|
Funkcjonalności PROGMATE DOCs
|
|||||
|
|
|||||
|
|
