Wprowadzanie dokumentów


Wiemy, że przetwarzanie dokumentów jest nieodzownym elementem działania przedsiębiorstwa (patrz sekcja Dokumenty). Wiemy też, że PROGMATE DOCs pozwala je gromadzić i nimi zarządzać (patrz sekcja Repozytorium). Pozostaje więc tylko wprowadzić je do systemu. Cały proces ułatwi wygodny "przewodnik", który precyzyjnie klasyfikuje wprowadzane dokumenty, niezależnie od sposobu ich otrzymania. Czy będzie to korespondencja tradycyjna, którą zeskanujemy, czy e-mail, czy wreszcie stworzymy dokument wewnątrz PROGMATE DOCs, nasz "przewodnik" gwarantuje prawidłowe wykonanie zadania.

Wprowadzonych zostało kilka udogodnień, które automatyzują cały proces, a rola człowieka sprowadza się jedynie do oklejenia dokumentu kodem paskowym i określenia, co w danym momencie będzie skanowane (np. faktury). To już wystarcza do automatycznego umieszczenia dokumentu w odpowiednim miejscu repozytorium, uruchomienia właściwego procesu (patrz sekcja Procesy), jak i zabezpieczenia informacji o miejscu przechowywania papierowych oryginałów (patrz sekcja Zarządzanie oryginałami). Warto również wspomnieć, że kody paskowe wykorzystywane są nie tylko do nadania unikalnego numeru, ale także do rozdzielania masowo skanowanych dokumentów. Tak jak hurtowo można skanować dokumenty, oszczędzając czas obsługi, tak też hurtowo można je wprowadzić do systemu i uruchomić dla nich procesy obsługi. Celem jest sprawne i bezbłędne zaklasyfikowanie dokumentów oraz odpowiednie ich obsłużenie.

Funkcjonalność
  • Hurtowe skanowanie dokumentów z wykorzystaniem separatorów np. kodu kreskowego
  • Masowe lub jednostkowe wprowadzanie dokumentów
  • Różne źródła dokumentów np.: E-Mail, Fax
  • Poczekalnia - przejściowe miejsce w systemie dla niewprowadzonych dokumentów
  • Zdefiniowane wzorce dokumentów (np. listownik)

Zobacz także
Galeria
Funkcjonalności PROGMATE DOCs