E-Faktura


Według aktualnych badań większość przedsiębiorców nadal broni się przed elektronicznymi fakturami - nie chce ich wystawiać, ani otrzymywać. Powodem takiego oporu często bywa strach przed skomplikowanymi narzędziami informatycznymi, a konsekwencją konieczność przekopywania ton faktur zalegających na biurkach. PROGMATE DOCs oferuje proste w obsłudze narzędzia usprawniające przetwarzanie tych codziennie nam towarzyszących dokumentów. Rozwiązanie polega na hurtowym wprowadzaniu faktur za pomocą skanerów (patrz sekcja Wprowadzanie dokumentów). Dla zeskanowanych i umieszczonych w repozytorium faktur zainicjowany zostaje proces obsługi, za pomocą którego uruchomiony zostaje obieg dokumentów w przedsiębiorstwie (patrz sekcja Procesy). Możliwości PROGMATE DOCs wykraczają jednak poza proste opisywanie i akceptowanie. System oferuje szereg udogodnień przyspieszających pracę oraz ograniczających liczbę błędów, które mogą się pojawić w trakcie obsługi. Co najważniejsze, wyposażony jest w formularz faktury umożliwiający wprowadzenie danych dokumentu. Jednak manualne przeniesienie informacji z "obrazka" nie zmienia w zasadniczy sposób dotychczasowej pracy osób w księgowości, zmienia się tylko środowisko. Nowoczesność PROGMATE DOCs to funkcje wspomagające użytkownika i przyspieszające wprowadzanie danych, takich jak:

  • detekcja pól nagłówkowych w dowolnych polskich fakturach,
  • podpowiedzi pojawiające się przy wypełnianiu pól w formularzu faktury; generowane na podstawie informacji uzyskanych przez wbudowany mechanizm OCR
  • integracja z systemami księgowymi, do których dane dokumentu trafiają automatycznie po zakończeniu procesu opisu i akceptacji,
  • podpis elektroniczny (kwalifikowany i niekwalifikowany), który może zastąpić podpisy składane obecnie na papierze.

Powyższe zaawansowane funkcje systemu służą zoptymalizowaniu pracy osób biorących udział w procesie obiegu faktur przychodzących oraz wyeliminowanie "papieru", który niezależnie od etapu obsługi jest zabezpieczony w systemowym magazynie (patrz sekcja Zarządzanie oryginałami).

Funkcjonalność
  • Hurtowe skanowanie faktur,
  • Jednoczesne uruchamianie procesów obiegu dla wielu dokumentów,
  • Automatyczne przekazywanie danych faktur do systemu księgowego,
  • Detekcja pól nagłówkowych faktur,
  • Podpowiadanie zawartości pól formularza,
  • Podpis elektroniczny,
  • Informacja zwrotna o statusie faktury z systemu księgowego.

Zobacz także
Galeria
Funkcjonalności PROGMATE DOCs