Poczta elektroniczna to jedna z podstawowych form komunikacji i wymiany plików XXI wieku. Historia wiadomości E-Mail rozpoczyna się w 1965 roku, kiedy to za pomocą programu "MAIL" było możliwe zostawianie wiadomości użytkownikowi lub użytkownikom tylko i wyłącznie tego samego komputera. W dzisiejszych czasach wysyłanych i odbieranych jest ponad 100 miliardów wiadomości E-Mail każdego dnia.

Ilość wiadomości, jakie otrzymuje pojedyncza osoba w firmie jest ogromna, komunikacja "każdy z każdym" powoduje, że każdy z nas otrzymuje i wysyła wiele wiadomości do wielu osób. W tak dużym natężeniu przepływu informacji łatwo o przeoczenie ważnego dokumentu załączonego do wiadomości E-Mail, a odnalezienie konkretnego dokumentu w stosie wiadomości to nie lada wyzwanie.

Aby utrzymać porządek w dokumentach i nie musieć pamiętać o ręcznym dodawaniu załączników wiadomości E-Mail do różnego typu systemów, warto zainwestować w system klasy DMS, który nie pozwoli na przeoczenie ważnych z biznesowego punktu widzenie dokumentów.

PROGMATE DOCs jest systemem, który umożliwia w łatwy sposób zintegrowanie usługi poczty elektronicznej oraz integrację z innymi systemami na wiele sposobów. Dzięki możliwości automatycznego dodawania dokumentów z poczty elektronicznej do systemu wykorzystujemy wszystkie zalety, jakie nam daje poczta elektroniczna minimalizując prawdopodobieństwo przeoczenia jakiegokolwiek dokumentu.

W PROGMATE DOCs dostępna jest możliwość skonfigurowania wielu skrzynek pocztowych i przypisania ich określonym użytkownikom.

Część platformy odpowiadająca za wprowadzanie wiadomości E-Mail do systemu nazywa się Poczekalnią. Każdą Poczekalnię możemy skonfigurować tak, aby pobierała tylko i wyłącznie określony typ załączników i dodawała go do systemu. W następnym kroku poczekalnia może automatycznie wystartować proces biznesowy obsługujący pobrany typ dokumentu i dołączyć go do procesu. Dzięki możliwości filtrowania typów plików, mamy możliwość określenia czy cała wiadomość ma zostać zapisana jako dokument, czy tylko np. jako załącznik.

Kolejnym udogodnieniem, jakie posiada PROGMATE DOCs jest możliwosć wysyłania przez system powiadomień mailowych, które mogą nas poinformować, np. o nowym zadaniu, zbliżającym się lub przekroczonym terminie wykonania zadania.

Dzięki powyższym rozwiązaniom PROGMATE DOCs jest liderem wśród systemów zarządzania dokumentami.