Proces
Moduł procesów ma na celu wspomaganie obiegu dokumentów. Do jego zadań należy:
- Wizualne definiowanie procesów (na diagramie punktowym zobrazowane są działania dotyczące dokumentów i cały proces obiegu dokumentu od początku do końca jego trwania)
- Pokazanie na diagramie konkretnego miejsca, w którym aktualnie znajduje się dany dokument
- Kontrola kompetencji związanych z konkretnymi etapami (tylko uprawnione osoby mają prawo wykonywać czynności związane z dokumentami)
- Ustalenie czasu na wykonanie konkretnego działania związanego z dokumentem na danym etapie
- Zautomatyzowanie czynności poprzez akcje, które są rozpoczynane automatycznie w momencie podjęcia przez użytkownika jakichkolwiek działań związanych z dokumentem
- Umożliwienie zdefiniowania i przeprowadzenia procesu równoległego, dzięki czemu jeden dokument może brać udział w kilku procesach jednocześnie
Wyobraźmy sobie przykładowy proces sporządzania umowy. Proces ten składa się z poszczególnych etapów, a każdy z nich jest pewną operacją, wykonywaną na dokumencie przez uprawnioną do tego osobę. Może to być edycja dokumentu, sprawdzenie go pod względem merytorycznym, zatwierdzenie umowy itp. System przechowuje pełną ścieżkę, jaką przebył dokument oraz zapisuje wszelkie zmiany, których dokonali użytkownicy. W przypadku audytu dokumentu, już nigdy więcej nie będzie wątpliwości co do tego, kto i w jaki sposób zmodyfikował dokument.
PROGMATE DOCs wspiera również pracę analityków i menedżerów, którzy wykorzystują procesowe podejście do przedsiębiorstwa. Moduł procesów PROGMATE DOCs pozwala na kompleksowy BPM (ang. Business Process Modelling) wszystkich procesów związanych z obiegiem dokumentów. Umożliwia to dokładniejsze śledzenie obiegu dokumentów, ułatwia jego kontrolę, pozwala na szybką identyfikację nieefektywnych działań.
