Dokumenty


Dokumenty są podstawą działania zarówno przedsiębiorstwa, jak i systemu klasy DMS (ang. Document Management System). To właśnie od dokumentu zaczyna się kontakt z klientem (e-mail, notatka z rozmowy telefonicznej), później pojawia się oferta, zamówienie czy faktura. Wszystkie te dokumenty muszą znaleźć się w bezpiecznym miejscu, w którym zostaną opisane i skategoryzowane. Dokumenty w PROGMATE DOCs można opisać za pomocą różnych narzędzi (rodzaj, atrybuty, dane zewnętrzne, słowa kluczowe), co daje gwarancję szybkiego ich odszukania.

System ułatwia również tworzenie dokumentów (patrz sekcja Pakiety biurowe), a następnie czuwa nad powstawaniem kolejnych wersji tego samego dokumentu (np. umowy powstającej w trakcie procesu negocjacji z kontrahentem), umożliwiając porównywanie i powrót do dowolnej z wcześniej powstałych wersji.

System nie byłby kompletny bez możliwości protokołowania wszelkich zmian zachodzących w przechowywanych dokumentach, dlatego też zapis historii prowadzony w PROGMATE DOCs umożliwia błyskawiczne dotarcie do informacji kto?, kiedy? i dlaczego?.

Funkcjonalność
  • Klasyfikacja dokumentów umożliwiająca ich różnicowanie
  • Możliwość definiowania danych opisujących dokumenty
  • Możliwość tworzenia dokumentów z jednego lub wielu plików
  • Dodawanie dodatkowych danych opisujących, np. dotyczących kontrahenta (rekordy zewnętrzne)
  • Wiązanie dokumentów za pomocą zależności
  • Zapisywanie kolejnych wersji dokumentów z możliwością ich porównania oraz powrotu do wcześniejszej wersji
  • Automatyczne tworzenie dokumentów na podstawie zdefiniowanych szablonów
  • Protokołowanie zmian zachodzących w dokumentach, zarówno w danych opisujących jak i w zawartości

Zobacz także
Galeria
Funkcjonalności PROGMATE DOCs