Potencjalne oszczędności wynikające z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów
2010-06-02
Obieg dokumentów w formie papierowej jest w zasadzie nieodłącznym elementem działalności prawie każdego przedsiębiorstwa. Można przypuszczać, że jego powszechność wynika przede wszystkim z braku wiedzy przedsiębiorców o kosztach, które tradycyjny obieg generuje. Koszty te bardzo trudno dostrzec w raportach księgowych, dlatego że sporządzane są one na zbyt dużym poziomie ogólności. Koszty obiegu pojedynczego dokumentu są bardzo niewielkie, jeżeli porównać je z innymi kosztami ponoszonymi przez przedsiębiorstwo. Jednak z uwagi na to, że koszty obiegu dokumentów wchodzą w skład praktycznie każdego działania podejmowanego w przedsiębiorstwie, ich suma okazuje się być bardzo znaczącą i z pewnością mogłaby zadziwić niejednego dyrektora administracyjnego.
Firma PricewaterhouseCoopers wyliczyła, że szukanie, wyjmowanie, przemieszczanie pojedynczego dokumentu zajmuje pracownikowi administracyjnemu średnio od 9 do 12 minut. Co więcej, ok. 40% znalezionych i przejrzanych dokumentów okazuje się nieprzydatne dla wykonania zleconego pracownikowi zadania. Ponadto wspomniana firma szacuje, że co 20 dokument znajdujących się w obiegu jest tracony lub gubiony. Natomiast według analityków firmy IDC pracownik administracyjny aż 20% swojego czasu poświęca na przeszukiwanie papierowych dokumentów, przy czym połowa tego czasu jest bezproduktywna. Z doświadczenia ekspertów PROGMATE wynika, że miesięczne koszty papierowego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie, które zatrudnia 15 pracowników administracyjnych wynoszą przynajmniej 30 tys. zł.
Trudno uwierzyć, że koszty papierowego obiegu dokumentów mogą być tak wysokie. Wystarczy jednak dokładnie zastanowić się nad poszczególnymi czynnościami, wykonywanymi w ramach tradycyjnego obiegu dokumentów, aby wspomniane koszty sobie uświadomić. Rozważmy poniższy przykład (dla większej przejrzystości rozpatrywać będziemy tylko płace pracowników, pomijając koszty wykorzystywanego papieru, materiałów biurowych, koszty zakupu regałów, szafek, zużytego prądu itd.).
Do sekretariatu firmy sprzedającej komputery i oprogramowanie wpłynęło listowne zapytanie od klienta zainteresowanego zakupem 15 skanerów wraz oprogramowanie typu OCR. Klient pyta się również na jak długo producent oprogramowania OCR gwarantuje mu wsparcie techniczne. Sekretarka zanosi wspomniany list do działu sprzedaży, co zajmuje jej 15 minut. W dziale sprzedaży okazuje się, że pracownik specjalizujący się w drukarkach i skanerach jest na urlopie. Zastępujący go pracownik chce zatem sprawdzić warunki udzielania wsparcia technicznego w umowie licencyjnej. Szuka odpowiedniego segregatora na półce (tracąc przy tym 5 min), a w nim umowy licencyjnej sprzedawanego oprogramowania (kolejne 5 min), stwierdzając że dokument został z segregatora wcześniej wyjęty. Rozgląda się więc na swoim biurku, w innych segregatorach, pyta się kolegów przeszkadzając im w pracy. Znalezienie dokumentu zajmuje pracownikowi 25 min, a jego pięciu kolegom po 10 min. Pracownik zaczyna szukać w treści umowy słów "wsparcie techniczne". Przejrzenie dokumentu to 30 min pracy. Znajduje fragment, w którym zapisano, że producent udziela rocznego wsparcia technicznego drogą mailową i telefoniczną. Przy okazji czytania pracownik wylewa kubek z kawą na biurko, uszkadzając czytany dokument. Zanosi go więc do stażysty z prośbą o jego przepisanie (2 godziny pracy), powodując tym samym, że dokument znowu znajduje się poza segregatorem i następny pracownik będzie musiał go szukać na własną rękę.
Załóżmy do tego, że niedoświadczony pracownik nie zauważa, innego fragmentu umowy, w którym zapisano, że w przypadku sprzedaży oprogramowania wraz ze skanerem na licencji OEM, to sprzedawca, a nie producent, jest zobowiązany udzielać wsparcia technicznego i serwisu gwarancyjnego oferowanych produktów. Nieświadomy swojego przeoczenia pracownik informuje dział sprzedaży, że firma może spełnić oczekiwania klienta, a producent zapewni klientowi roczne wsparcie techniczne wraz z opieką gwarancyjną. Koszty takiej pomyłki są trudne do oszacowania. Firma wysyłając nieprawdziwą odpowiedź na ofertę prawdopodobnie straci nowego klienta, naraża się na koszty reklamacji, koszty udzielania wsparcia technicznego, utratę renomy oraz swojej pozycji na rynku.
Łączne koszty omawianego przykładu można przedstawić w formie tabeli.
Łatwo można policzyć, że koszt tradycyjnego obiegu dokumentów w analizowanym przykładzie wyniósł 123 zł. Co więcej w trakcie wspomnianych działań pracownik popełnił poważny i kosztowny błąd, który byłby łatwy do uniknięcia, gdyby pracownik miał dostęp do dokumentu w formie elektronicznej i mógł skorzystać z odpowiedniej wyszukiwarki. Wystarczyłoby wtedy wpisać w pole wyszukiwania słowa "wsparcie techniczne", aby błyskawicznie znaleźć wszystkie miejsca w dokumencie, gdzie te słowa występują.
Można sobie wyobrazić, że w trakcie normalnej, miesięcznej pracy przedsiębiorstwa, podobnych sytuacji jak wyżej opisana pojawiają się setki. Wystarczy aby w ciągu dnia w firmie znajdowało się w obiegu 10 dokumentów, a dzienne koszty tradycyjnego obiegu dokumentów przekraczają już 1 000zł. W przypadku miesiąca kwota ta zbliża się do 30 000 zł.
Podane wyliczenia skłaniają do wyciągnięcia daleko idących wniosków. Rozwój technologii informatycznych umożliwił tworzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, które w zasadzie likwidują koszty przekazywania, przeszukiwania, przeglądania i odtwarzania dokumentów. Co więcej korzystanie z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, dzięki zaawansowanym metodom wyszukiwania i mechanizmowi OCR, bardzo ogranicza ryzyko przeoczenia ważnych informacji zawartych w przetwarzanych dokumentach. Można tym samym powiedzieć, że zastąpienie tradycyjnego papierowego obiegu dokumentów przez obieg elektroniczny staje się dla współczesnych firm wręcz koniecznością.
Jeszcze dwadzieścia lat temu żadna firma nie mogła się obejść bez maszyn do pisania. Kilka lat później rozpoczęła się wielka rewolucja w tworzeniu dokumentacji, którą było wprowadzenie do firm komputerów z oprogramowaniem biurowym. Obecnie żadna firma nie wyobraża sobie pracy bez komputera i pakietu biurowego, a wszystkie maszyny do pisania trafiły na złom lub do muzeów. Współczesne technologie informatyczne umożliwiają tworzenie w pełni funkcjonalnych, elektronicznych systemów obiegu dokumentów. Wydaje się, że następna rewolucja związana z pracą z dokumentami właśnie się zaczyna.
Analitycy PROGMATE
