Workflow


Das Prozessmodul unterstützt den Dokumenten-Workflow. Es soll also:

  • Prozesse visuell definieren (auf einem Punktdiagramm werden Tätigkeiten, die Dokumente betreffen, sowie der ganze Workflow-Prozess vom Anfang bis zum Ende dargestellt)
  • die konkrete Stelle auf dem Diagramm anzeigen, in der sich das Dokument zurzeit befindet
  • Rechte kontrollieren, die mit einzelnen Stufen zusammenhängen (nur die berechtigten Personen dürfen das Dokument entsprechend verarbeiten)
  • die Zeit für die Ausführung jeder Tätigkeit bestimmen, die mit dem Dokument in der entsprechenden Stufe zusammenhängt
  • die Arbeit mithilfe von Aktionen automatisieren, die das System selbst startet, wenn der Benutzer in den Prozess eingreift
  • einen parallelen Prozess definieren und durchführen, so dass ein Dokument an mehreren Prozessen gleichzeitig teilnehmen kann

Stellen wir uns beispielsweise einen Prozess vor, in dem ein Vertrag erstellt wird. Der Prozess besteht aus mehreren Stufen. Jede Stufe ist ein bestimmter Vorgang, der am Dokument durch die berechtigte Person ausgeführt wird. Es kann sich dabei um die Bearbeitung des Dokuments, seine inhaltliche Überprüfung, Billigung des Vertrags usw. handeln. Das System speichert den vollständigen Weg, den das Dokument hinter sich hat, sowie alle Änderungen, die Benutzer vorgenommen haben. Beim Audit wird es dann keine Zweifel mehr geben, wer und wie das Dokument modifiziert hat.

PROGMATE DOCs vereinfacht auch die Arbeit von Analytikern und Führungskräften, die eine prozessgesteuerte Herangehensweise im Unternehmen einsetzen. Das Workflow-Modul in PROGMATE DOCs liefert umfassende BPM-Werkzeuge (engl. Business Process Modelling) für alle Prozesse, die mit dem Dokumenten-Workflow zusammenhängen. Somit kann man den Dokumenten-Workflow genauer überwachen, seine Kontrolle vereinfachen und ineffektive Tätigkeiten schneller erkennen.