Dokumenten-Management
Dieses Modul ist das Hauptmodul von PROGMATE DOCs, Seine Aufgabe besteht darin, Dokumente zu verwalten, ihre Verarbeitung zu automatisieren sowie:
- Verzeichnisse für Dokumente zu definieren (logischer Verzeichnisbaum)
- Rechte bestimmter Gruppen und Benutzer (Kompetenzen) zu verwalten
- Neue Dokumente zu erstellen
- Dokumentvorlagen zu erstellen
- Metadaten, die mit Dokumenten zusammenhängen, zu verwalten (z. B. Dokumentnummer)
- Dokumente schnell zu finden (einfache und erweiterte Suche)
- Dokumente mithilfe von integrierten Editors und externen Tools anzuzeigen und zu verarbeiten
- Dokumente zur Bearbeitung zu sperren
- Dokumentversionen zu erfassen und auf die Geschichte von Änderungen einfach zuzugreifen
- Operationen auf Dokumenten zu überwachen
- Verlinkungen zwischen Dokumenten zu definieren
- Dokumente ins externe Dateisystem zu exportieren
Jedes Dokument beinhaltet Metadaten, die zur Suche und Kategorisierung dienen. Metadaten umfassen solche Informationen, wie:
- Dokumentklasse (die definierbar ist, z. B. Rechnung, Vertrag, Anschreiben)
- Einzigartige Dokumentnummer (sie dient auch als Barcode und wird jedem Dokument im System zugeordnet)
- Dokumenttitel (obligatorisch, verbessert die Lesbarkeit)
- Dokumentattribute (definierbare Attribute, die das Dokument zusätzlich beschreiben)
- Schlüsselwörter (dienen zur Suche von Dokumenten und beschreiben zusätzlich seinen Inhalt)
- Dokumenttyp (Typ der Bestanddateien im Dokument; unterstützte Dateiformate sind doc, xls, odt, ods, pdf, png, jpg, tiff usw.)
Mithilfe vonPROGMATE DOCs kann man Dokumente anzeigen und bearbeiten, die in Office Paketen und anderen externen Werkzeugen erstellt werden, darunter:
- Microsoft Office
- Open Office
- Acrobat Reader
PROGMATE DOCs arbeitet auch mit E-Mail-Anwendungen zusammen. Somit ist es möglich:
- Mehrere E-Mail-Accounts im System zu unterstützen
- Die empfangenen E-Mails und Anhänge als Dokumente zu importieren
- Die bestehenden Dokumente per E-Mail zu exportieren
