Einsparungen, die man durch die Einführung eines elektronischen Workflows erzielen kann



Der Workflow von Dokumenten in Papierform ist im Grunde ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit in fast jedem Unternehmen. Diese Üblichkeit des traditionellen Workflows ist wahrscheinlich vor allem darauf zurückzuführen, dass Unternehmer sich der damit zusammenhängenden Kosten nicht bewusst sind. Es ist sehr schwierig, diese Kosten in den Büchern zu identifizieren, weil Buchungen die notwendige Genauigkeit nicht liefern. Im Falle von einem einzelnen Dokument sind Workflow-Kosten sehr gering, falls man sie mit anderen Kosten vergleicht, die Unternehmen zu tragen haben. Doch wenn man in Betracht nimmt, dass diese Kosten praktisch jede Tätigkeit begleiten, die das Unternehmen ausführt, sieht man, dass ihre Summe sehr hoch ist und viele Verwaltungsdirektoren verblüffen könnte.

Analytiker von PricewaterhouseCoopers haben errechnet, dass ein Verwaltungsmitarbeiter im Durchschnitt 9 bis 12 Minuten braucht, um ein einziges Dokument zu finden, herauszunehmen und abzulegen. Darüber hinaus erweisen sich 40% der gefundenen und durchblätterten Dokumente als nicht behilflich für die Aufgabe des jeweiligen Mitarbeiters. Die oben erwähnte Unternehmensberatung schätzt, dass jedes 20. Dokument während des Workflows verloren geht. Analytiker von IDC vertreten wiederum die Meinung, dass Sachbearbeiter bis zu 20% ihrer Zeit mit der Suche von Informationen in Papierdokumenten verbrauchen, wobei sie die Hälfte dieser Zeit umsonst suchen. Aus der Erfahrung von PROGMATE-Experten geht hervor, dass der Workflow von Papierdokumenten in einem Unternehmen, das 15 Verwaltungsmitarbeiter beschäftigt, zumindest 30 000 PLN (7 500 EUR) im Monat kostet.

Es ist schwer zu glauben, dass Kosten der Verarbeitung von Papierdokumenten so hoch sein können. Es reicht jedoch, genau die einzelnen Tätigkeiten zu analysieren, die man beim traditionellen Workflow ausführt. Dann werden wir uns dieser Kosten gleich bewusst. Schauen wir uns das unten angeführte Beispiel an (der Übersichtlichkeit halber berücksichtigen wir dabei nur Löhne von Mitarbeitern und lassen Kosten des verbrauchten Papiers und der Büromaterialien sowie Kosten von Büromöbeln, Stromkosten usw. aus).

Ins Sekretariat einer Firma, die Computer und Software verkauft, ist in einem Brief eine Anfrage eingegangen. Ein Kunde ist daran interessiert, 15 Scanner und OCR-Software zu kaufen. Der Kunde möchte auch wissen, wie lange der OCR-Softwarehersteller ihm Support leisten wird. Die Sekretärin bringt den Brief in die Vertriebsabteilung, was 15 Minuten lang dauert. In der Vertriebsabteilung zeigt es sich jedoch, dass der Mitarbeiter, der sich auf Drucker und Scanner spezialisiert, gerade im Urlaub ist. Der Mitarbeiter, der ihn in dieser Zeit vertritt, muss also die Supportbedingungen im Lizenzvertrag überprüfen. Er sucht den entsprechenden Aktenordner im Regal (und verbraucht dafür 5 Minuten), und darin den Lizenzvertrag für die angebotene Software (weitere 5 Minuten). Schließlich stellt er fest, dass das Dokument aus dem Aktenordner früher herausgenommen wurde. Dann sieht er sich also auf seinem Schreibtisch und in anderen Aktenordnern um und bittet seine Kollegen um Hilfe, was sie natürlich bei ihrer Arbeit stört. Es dauert also 25 Minuten, bis der Mitarbeiter das Dokument gefunden hat. Jeder seiner fünf Kollegen widmete dafür weitere 10 Minuten. Dann fängt der Mitarbeiter an, im Vertragsinhalt nach dem Ausdruck "technischer Support" zu suchen. Dies dauert 30 Minuten. Er findet einen Abschnitt, in dem geschrieben steht, dass der Hersteller ein Jahr E-Mail- und Telefon-Support leistet. Während der Mitarbeiter das Dokument liest, gießt er seinen Kaffee über den Schreibtisch und beschädigt dabei das Dokument. Er bringt es zu einem Praktikanten und bittet ihn darum, das Dokument neu zu tippen (2 Stunden Arbeit). Schon wieder befindet sich das Dokument nicht im entsprechenden Aktenordner und der nächste Mitarbeiter wird es wieder selbst suchen müssen.

Nehmen wir zusätzlich an, dass der Mitarbeiter einen Fehler begangen hat. Er hat nämlich einen weiteren Vertragsabschnitt nicht bemerkt, in dem eine wichtige Bedingung steht, und zwar: wenn die Software mit dem Scanner mit einer OEM-Lizenz verkauft wird, ist der Verkäufer - und nicht der Hersteller - für den technischen Support und die Garantiewartung der angebotenen Produkte verantwortlich. Dem Mitarbeiter ist sein Versehen nicht bewusst, deswegen benachrichtigt er die Vertriebsabteilung, dass die Firma die Kundenerwartungen erfüllen kann und dass der Hersteller dem Kunden ein Jahr Support sowie Garantieleistungen sichert. Die Kosten eines solchen Irrtums sind schwer zu schätzen. Das Unternehmen schickt dem Kunden eine falsche Antwort auf seine Anfrage. Dadurch wird es wahrscheinlich den neuen Kunden verlieren. Möglicherweise wird es auch die Kosten der Reklamation und des technischen Supports tragen müssen und riskieren, seinen guten Ruf und die Marktposition zu verlieren.

Die Gesamtkosten, die im dargestellten Beispiel entstehen, kann man in einer Tabelle zusammenstellen.

Tätigkeit
Kosten der Tätigkeit
Das Angebot in die Vertriebsabteilung bringen
5,00 PLN (1,25 EUR)
Lizenzvertrag suchen
50,00 PLN (12,5 EUR)
Vertragsinhalt durchsehen
18,00 PLN (4,5 EUR)
Dokument wiederherstellen
50,00 PLN (12,5 EUR)
Kosten für das ungenaue Durchsehen des Vertrags und die Weitergabe von falschen Informationen an die Vertriebsabteilung
Schwer zu schätzen



Man kann einfach berechnen, das die Kosten des traditionellen Workflows im analysierten Beispiel 123 PLN (30,75 EUR) betragen. Darüber hinaus darf man nicht vergessen, dass der Mitarbeiter während der erwähnten Tätigkeiten einen großen, kostspieligen Fehler begangen hat. Diesen Fehler hätte man einfach vermeiden können, wenn der Mitarbeiter das Dokument in elektronischer Form und eine entsprechende Suchmaschine zur Verfügung gehabt hätte. Dann wäre es genug gewesen, im Suchfeld die Wörter "technischer Support" einzugeben, um alle Stellen im Dokument blitzschnell zu finden, an denen diese Wörter vorkommen.

Man kann sich vorstellen, dass innerhalb von einem Monat hunderte solche Situationen im Unternehmen auftreten. Es reicht, dass in der Firma 10 Dokumente täglich im Umlauf sind - dann überschreiten die Kosten des traditionellen Dokumenten-Workflows bald 1 000 PLN (250 EUR) am Tag. Im Monat können sie 30 000 PLN (7 500 EUR) erreichen.

Die angeführten Berechnungen bringen uns dazu, weitgehende Schlussfolgerungen zu ziehen. Dank der Entwicklung von IT-Technologien ist es möglich geworden, elektronische Systeme zum Dokumenten-Management zu entwickeln, die die Kosten für die Übergabe, die Suche, das Durchblättern und die Wiederherstellung von Dokumenten im Grunde eliminieren. Mit einem elektronischen System zum Dokumenten-Management, das fortgeschrittene Suchmethoden und einen OCR-Mechanismus anbietet, kann man außerdem das Risiko bedeutend einschränken, wichtige Informationen in den verarbeiteten Dokumenten zu übersehen. Somit kann man sagen, dass die Ersetzung des traditionellen Workflows von Papierdokumenten mit dem elektronischen Workflow geradezu eine Notwendigkeit für heutige Unternehmen wird.

Noch vor zwanzig Jahren konnte kein Unternehmen ohne Schreibmaschinen auskommen. Einige Jahre später begann die große Revolution im Bereich der Dokumentationserstellung - in Unternehmen wurden Computer mit Bürosoftware eingeführt. Heutzutage kann sich keine Firma die Arbeit ohne Computer und Office-Pakete vorstellen, und alle Schreibmaschinen wurden verschrottet oder an Museen übergeben. Dank der modernen IT-Technologien werden völlig funktionsfähige elektronische Systeme zum Dokumenten-Management entwickelt. Es scheint, dass die nächste Revolution in Bezug auf die Dokumentenverarbeitung vor unseren Augen begonnen hat.



Analytiker von PROGMATE