Archiwizowanie dokumentów


Nieodłącznym elementem działalności każdego przedsiębiorstwa jest katalogowanie i archiwizowanie dokumentów różnego typu, które najczęściej przyjmują formę faktury, raportu, umowy, aneksu, rozporządzenia. Przechowywanie ich we właściwy sposób - a wbrew pozorom nie jest to zadaniem łatwym - stanowi gwarancję zabezpieczenia ważnych informacji oraz szybkiego dostępu do nich. Archiwizacja dokumentów elektronicznych w PROGMATE DOCs oznacza szybki dostęp do dokumentów dzięki dwóm opcjom wyszukiwania: prostego i zaawansowanego, które zapewniają możliwość wyszukiwania według wielu kryteriów. To znacząca redukcja czasu potrzebnego na uzyskanie, przetworzenie i rozpoczęci pracy z interesującymi nas zasobami danych. Nie bez znaczenia są oszczędności wynikające z faktu zmniejszenia ilości pism utrwalonych na papierze co wiąże się ze zmniejszeniem zasobów potrzebnych na zarządzanie nimi. W ramach platformy PROGMATE DOCs można monitorować miejsce przechowywania oryginału (wersji papierowej) dokumentu elektronicznego oraz określić grupę lub osobę odpowiedzialną za ten dokument, co w znaczym stopniu redukuje prawdopodobieństwo zgubienia dokumentu oraz czas konieczny na jego odszukanie w szafach i segregatorach. Synchronizacja wszystkich tych czynników wpływa na podwyższenie poziomu bezpieczeństwa danych oraz informacji w nich zawartych. Uporządkowana dokumentacja wpływa na poprawę jakości obsługi kontrahentów, wzrost efektywności realizacji zadań przez pracowników przedsiębiorstwa, obniżenie kosztów administracyjnych oraz wiele innych czynników, których sumaryczny impakt stymuluje wzrost efektywności procesów biznesowych. Digitalizacja z PROGMATE DOCs to gwarancja szybkiego dostępu do informacji, sprawnego jej przepływu między komórkami organizacyjnymi oraz spójność i jednolitość w katalogowaniu i archiwizacji dokumentów.